インターネットFAXが活躍するシーン

投稿日時：2018年2月14日

現代は情報化社会と言われており、その中でインターネットは世界中の幅広い人たちの間で普及しておりビジネスや生活の上でなくてはならないものとなっています。ですが、インターネットを用いてFAXを使うことができることを知っている人はまだ少ないのが現状です。ではそのインターネットFAXがどんなものなのか、またそれが活躍するシーンはどんな時かを見てみましょう。

インターネットFAXは扱いやすい！

まずインターネットFAXとは、インターネットが接続できるパソコンやスマートフォンを使ってFAXの送受信が可能なシステムのことです。場所や時間は関係なくインターネット環境があるところならば使用ができるのでとても便利です。また使い方もとても簡単で、基本的にEメールの機能を使ってFAXデータの受信や送信を行います。そのため難しい操作は一切必要なく比較的初心者でも扱いやすいです。

インターネットFAXが活躍するシーンとは？

そんな色々と便利で扱いやすいインターネットFAXですが、具体的にどんな時に活躍するのでしょう。主にそのシーンは3つあります。

①出時にFAXをやり取りする必要があるとき

例えば、事務所を空けることが多い職業の場合は通常のFAXではすぐに対応することが難しいです。忙しく外回りをしている時に限って、FAXがたくさん送られてくるなんて経験をしたことがある人は少なくないでしょう。

そんなときにインターネットFAXを使えば外出していてもスマートフォンやパソコンからFAXを確認することができますし、また送受信もEメールをするような感じで行えます。ですから、送られてきたFAXに迅速に対応することが可能です。そのためレスポンスが遅くて相手企業に不快な思いをさせずに済みます。

例えば、これまでは外出時に急に重要な書類をFAXで送信しなければならないという状況に陥った時にコンビニを探したりしなければならずとても労力がかかりました。しかしこのインターネットFAXを使えば、そのようなことをする必要はないためとても便利です。

②FAX内容を確認したいとき

相手先の企業から送られてきたFAXの内容をチェックしたいと思った時に、従来のFAXの場合は紙媒体で保管されていることが多いです。そのため探すのに一苦労となってしまいそれだけで疲れてしまったり、なかなか見つからないとストレスになることもあります。ですがインターネットFAXはPDFファイルやwordファイルでFAXが保存されます。なので、パソコンやスマートフォン内で検索すればすぐにお目当てのFAXが見つけられます。ですから探す手間を省くことができます。

③紙の使用を節約したいとき

現在、色々な紙媒体はデジタルへと徐々に移行しています。しかし、注文書や契約に関する重要な書類は改ざんを防止するためという意味合いを込めて、紙媒体でやり取りを行うことが一般的となっています。そのため重要な書類を多く扱うところでは紙の消費量が増え、それに伴いインクも多く使うのでコスト的に大きな負担となってしまうため悩んでしまう会社も少なくありません。そんな時にインターネットFAXは、パソコンやスマートフォンからFAXの書類のデータを見ることができます。ですから、どうしても必要な書類だけを紙で印刷しそれ以外はデジタルで保存すれば紙やインクの消費量を抑えることができ、コストも大幅に削減することが可能です。

インターネットFAXは大活躍！

このように、通常のFAXとは違う強みがインターネットFAXにはあるため色々なシーンで活躍することができます。これは業務をよりスムーズに行うには欠かせないものとなっています。もし「まだインターネットFAXは導入していないけど、関心がある」というのでしたら契約をしてみるのもいいでしょう。