インターネットFAXのセキュリティ

さまざまな利点からインターネットFAXを利用する会社が増えています。その一方、インターネットFAXのセキュリティに対する不安を抱えている方も少なくありません。ネット通信での情報漏えいによるトラブルが多発している昨今、インターネットFAXのセキュリティ対策がどのようになされているのでしょう？

紙だから安心、インターネットだから不安という先入観

そもそもインターネットFAXのセキュリティに不安を持つということは、これまでの複合機でのFAXの方が安心であるという結論を導くことになります。本当にそうでしょうか？確かにオンタイムで世界中とつながるインターネットには、フィッシング詐欺やハッキング、ウイルス感染などの不安要素が多くあります。一流企業の保管していた顧客情報が流出するなどのトラブルが発生したことも一度や二度ではありません。

紙FAXのセキュリティとデメリット

複合機でのFAX通信は、送信先を毎回ダイヤルしたり、あるいは登録していたナンバーから呼び出したりして送信します。送信先はおろか、他の登録ナンバーと常時接続されているわけではないのでその点では安心と言えます。ただ、その都度の手間ひまとFAX用紙のコストは大きなデメリットとなります。この不便さが、ある意味セキュリティ機能のひとつになっていると言えます。
しかしながら、複合機によるFAX通信において、誤送信というトラブルが多く発生していることを忘れてはなりません。誤送信による情報漏えいは取り返しのつかないことになります。そのため、送信後、改めて電話やメールでのFAX送受信の確認をする企業がほとんどです。また、受信したFAX用紙をいつまでもトレイに放置しておくと、不特定多数の人の目に曝されることになります。これでは、むしろ複合機によるFAX送受信の方がセキュリティ上の安全を確立しているとは言えません。

インターネットFAXだから不安というのは間違い

インターネットに対する不安はFAXの送受信だけに限らず、セキュリティ対策への不安です。イタチごっこのようなハッカーとセキュリティソフトとの競争は到底ユーザーたちの見識の及ぶところではありません。一般的にスマホやPCを使用しているときと同様、ウイルスに強いセキュリティソフトの導入はもちろんのこと、サーバーや機器のメンテナンスは常に怠らないことが大切です。

インターネットFAXのセキュリティ対策

インターネットにおけるFAXの送受信は、データがすべて暗号化されているため情報漏えいのリスクは非常に低いと言えます。暗号化されたデータは受信者のみに送信され、必要に応じて必要なデータのみをプリントして公開することになります。コストも手間ひまも大きく削減され、複合機FAXによるデメリットは容易に解消されます。 何よりも、必要に応じたプリントの公開が情報漏洩のリスクを極めて小さくしていることに着目しなければなりません。インターネットFAXの方が、これまでの複合機よりはるかに安全に送受信できると言えます。

情報漏洩を防ぐためにできること

インターネットFAXにおいても入力ミスによる誤送信をすることは少なくありません。ただし、送信先の情報登録機能もあるので、ナンバー登録することによって防ぐことはできます。それでも送信先の選択を誤ったり、登録情報の変更があったりすると誤送信が発生してしまいます。 一枚の誤送信のために大切な情報が洩れてしまうこともあるのです。そのようなトラブルを防ぐための企業努力も必要です。FAXの送受信の記録をすべて保管しておくこと、決められた期間にチェックしておくことは最低限の対策と言えるでしょう。現時点では、複合機によるFAX送受信に比べてインターネットFAXの方がはるかにセキュリティ対策は成されています。 けれども、どのような機器を駆使するにせよ、最終的には組織や個人のチェックが必要であることを忘れてはいけません。