インターネットFAXで業務効率化

近年では、インターネットが普及したことで企業間のやり取りはメールを使用することが増えました。インターネットさえ接続できればどんな場所でも相手先の企業にメールを送受信することができるのでとても便利です。ですが、業務に関する全てのやり取りをメールのみで済ませるのはかなり難しいです。そして、現在でも昔からあるFAXを使って相手の企業と取引をしているというところは多いです。特に商品の発注書や見積書などのやり取りはFAXがほとんどという状況です。

インターネットFAXが注目されている！

そんな中で最近では「インターネットFAX」が徐々に注目を集めはじめています。これは、インターネット環境が整えられているスマートフォンやパソコンからFAX機能が使えるとても便利なツールです。そのため企業における色々な業務を効率よく進めることが可能になります。では、これには具体的にどんな便利な機能があるのでしょう。

1.場所を選ばずどこでもやり取りができる

まずFAXで書類をやり取りする際にはFAXの送信や受信ができる専用機が必要となります。そのため基本的にオフィスにいないと商品の発注書や見積書などの書類のやり取りができないことが多いです。例えば外回りで外出している際にはオフィスにいないため受信を確認することが難しく、また送信する時にはコンビニなどにあるFAXの専用機を使わなければならずかなり不便です。 そんな時に「インターネットFAX」を使えばインターネットが接続できるところならば場所を問わずどこでもFAXの送信や受信ができるのでとても便利です。そのため、新幹線で移動している時や外回りで他社にいる時でもパソコンやスマートフォンがあればFAXの対応がすぐにできます。ですから、仕事をスピーディーに効率よく行えます。

2.振り分け機能がある

基本的に企業はFAXを受信すると、それを件名や日にちごとにフォルダに振り分けていきます。しかし、この作業を通常のFAXを使って一つひとつ行っていくのはかなり手間がかかりますし、限られた勤務時間の中で時間的コストも大きいです。そのため頭を抱えている企業も少なくありません。

ですが「インターネットFAX」には受信したFAXを自動的にフォルダに振り分ける機能があります。なので、いちいち届いたFAXをフォルダに振り分ける手間が省けるため時間のコストが削減でき、仕事の効率化が図れます。

3.データで受け取ることができるので便利

これまではFAXの書類は紙で保存する場合が多いため、誤って紛失してしまう危険性もありました。よくあるのがFAX書類の整理をした時に要らないと思って捨てたものが実は重要なものだったというケースです。こうなってしまうと取り返しのつかない事態になることもあります。また内容を確認したい時に紙だと探すのに手間がかかることが多く、業務に負担になることも少なくありません。そのため不便に感じることもあります。 ですが、インターネットFAXを使うと書類をPDFなどのファイル形式でパソコンのハードディスク内にデータとして保存することが可能です。そのため紙を使わなくて済むので、紛失するリスクを軽減することができます。さらにデータだと後から検索して素早く簡単に見つけられるので、探す時間を減らせます。ですから業務の効率を高めることができます。

インターネットFAXはとても便利！

今までのFAXと違って「インターネットFAX」は業務を効率的に進める上でかなり役立つことが分かります。日々、忙しい中で少しでもFAXにおける業務の負担や時間的コストの削減をしたいなららこの「インターネットFAX」はうってつけだと言えます。もし、少しでも興味があったら導入を検討してみるのもいいでしょう。