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PDF・Excel・WordをFAXで送る方法
ビジネスの現場では、契約書や見積書、請求書、報告書などをFAXで送信する機会が依然として存在します。一方で、文書の作成や管理はPDF・Excel・Wordなどのデジタルデータが主流となっており、「わざわざ印刷してFAXを送るのは手間がかかる」と感じる方も少なくありません。
実は、PDF・Excel・Wordファイルは紙に印刷しなくてもFAXとして送信できます。
複合機やPC-FAXドライバーを利用する方法、クラウドFAXサービスを活用する方法など、さまざまな送信手段があります。
この記事では、PDF・Excel・WordをFAXで送る具体的な方法から、メリットや注意点まで詳しく解説します。
複合機・PC-FAXドライバーを利用する
もっとも一般的な方法が、複合機やPC-FAXドライバーを利用する方法です。
PC-FAXとは、パソコン上で作成した文書を印刷せず、そのままFAX送信できる機能のことです。
多くのメーカー製複合機で対応しており、PDFやExcel、Wordなどのファイルを直接FAXとして送れます。
送信手順
- PDF・Excel・Wordファイルを開く
- 「印刷」を選択
- プリンター一覧からPC-FAXドライバーを選択
- FAX番号を入力
- 内容を確認して送信
この方法では、通常の印刷とほぼ同じ操作でFAX送信が可能です。
利用に適したケース
- 社内に複合機が設置されている
- 既存のFAX回線をそのまま利用したい
- セキュリティ面でクラウドFAXサービスを使用できない
ただし、複合機やFAX回線が必要になるため、リモートワーク環境では利用しにくい場合があります。
クラウドFAXサービスを利用する
近年利用者が増えているのが、クラウドFAXサービスです。
クラウドFAXとは、インターネット経由でFAXの送受信を行うサービスのことです。パソコンやスマートフォンからファイルをアップロードするだけでFAX送信できます。
送信手順
- クラウドFAXサービスへログイン
- 送信先FAX番号を入力
- PDF・Excel・Wordファイルを添付
- 送信内容を確認
- 送信実行
サービスによってはメール添付で送信できるものもあり、非常に手軽です。
利用に適したケース
- リモートワークを導入している、業務で外出することが多い
- FAX専用機を設置したくない
- ペーパーレス化を進めたい
インターネット環境があれば利用できるため、場所を問わず業務を進められる点が大きな特徴です。
PDF・Excel・WordをFAXで送るメリット
デジタルデータから直接FAXを送ることには、多くのメリットがあります。
紙への印刷が不要でFAXだけどペーパーレス
従来のFAX送信では、一度文書を印刷してから送信する必要がありました。
しかし、PDFやExcel、WordをそのままFAX送信すれば、印刷工程が不要になります。
その結果、
- 用紙消費の削減
- 印刷作業の削減
- トナー消費の削減
- 文書管理の効率化
につながります。
FAX業務を残しつつ、ペーパーレス化を実現できる点は大きなメリットです。
保管・検索・共有の効率性アップ
紙FAXの場合は、届いた書類の保管場所を確保しなければなりません。
一方で、データとして送受信したFAXは、
- フォルダ管理
- クラウド保管
- 社内共有
などが容易になります。
過去のFAXを探す際も、ファイル名や送信日で検索できるため、業務効率が大幅に向上します。
情報漏洩リスクが軽減
紙の文書には、
- 回収漏れ、紛失
- 誤廃棄、廃棄忘れ
- 持ち出し
といったリスクがあります。
また複合機はオフィスの誰もが触れる環境にありがちなので、見られたくない情報がみられてしまうリスクもあります。
デジタル管理であれば、閲覧権限などの対策が可能です。
適切な運用を行うことで、紙運用よりもセキュリティレベルを向上させられるのが大きなメリットです。
コスト削減
FAX業務には意外と多くのコストが発生しています。
例えば、
- 用紙代
- トナー代
- 複合機維持費
- 保管コスト
- 作業工数
などです。
デジタルデータ送信を中心とした運用へ移行することで、こうしたコストを大きく削減できます。
また、業務効率化による人件費削減も期待できます。
場所を選ばずに業務ができる
クラウドFAXサービスを利用すれば、オフィスに戻らなくてもFAX送信が可能です。
例えば、
- リモートワーク中
- 出張先
- 営業先
などからでも送信できます。
オフィス内にいる場合でも、複合機の前まで移動せずにFAXをすることができます。
特に近年はリモートワークやハイブリッドワークが普及しているため、場所に依存しない業務環境の構築は重要なポイントとなっています。
PDF・Excel・WordをFAXで送る際の注意点
便利な方法ですが、ファイル形式ごとに注意すべきポイントもあります。
PDFの場合の注意事項
PDFはFAX送信との相性が良い形式ですが、以下の点に注意しましょう。
・高解像度データに注意
FAXは画像として送信されるため、高解像度のPDFは処理に時間がかかる場合があります。
・カラー原稿は見え方が変わる
一般的に、FAXで送信した場合はモノクロで相手へ届くため色の違いが判別できなくなります。
グラフや図表を使用する場合は、白黒印刷でも判読できるデザインにしておきましょう。
・フォント埋め込みを確認
特殊なフォントを使用していると、変換時に文字化けする場合があります。
事前にプレビューで確認することが重要です。
・用紙サイズを統一する
A4以外のサイズ設定になっていると、送信先で表示崩れが発生することがあります。
一般的なビジネス文書ではA4サイズが推奨されます。
Excelの場合の注意事項
ExcelはFAX送信時にもっとも注意が必要なファイル形式です。
・印刷範囲や改ページ位置を確認する
表が複数ページにまたがると、見積書や集計表が読みにくくなることがあります。
適切な改ページ設定を行うことが重要です。
送信前には必ず印刷プレビューを行い、原稿が切れていないかなどを確認しましょう。
・送信対象シートの誤り
Excelに複数のシートが入っている場合、間違えて違うシートを選択してしまうリスクがあります。
中には見積書と間違えて、別シートの原価表を送りそうになった、なんてことも…。
内容に間違いがないか、送る前には必ず確認しましょう。
・マクロが無効化される
FAXを送る際にはエクセル内のマクロが無効化されます。
マクロから原稿を生成している場合は注意が必要です。
Wordの場合の注意事項
Wordは比較的FAX送信しやすい形式ですが、レイアウト崩れに注意が必要です。改ページなど、前述した内容も合わせて確認してください。
・図形や画像の位置を確認
Word文書内の画像やテキストボックスは、変換時にレイアウトが変わることがあります。
最終版をPDFとして保存し、表示確認を行うことをおすすめします。
・余白設定を見直す
FAX送信時には上下左右が切れてしまう場合があります。
重要な情報は用紙端ギリギリに配置しないようにしましょう。
インターネットFAXなら注意点も改善できる
PDF・Excel・WordをFAXで送る際の課題は、インターネットFAXの活用によって大きく改善できます。
前述の通り、PDF・Excel・Wordを送る際にはレイアウト崩れなどを確認する必要がありますが、実物に近い状態で確認するためには印刷する必要があり、気軽に行うことができません。
しかしインターネットFAXを使って送信する場合は、送信前にプレビュー機能を使用することで、実際にどのような内容で届くのかを簡単に確認することができます。
事前に印刷などをすることがなく、画面上ですぐ確認できることは、インターネットFAX特有の大きな利点になります。
多くのサービスではWordやExcelを自動でFAX用データへ変換する機能を備えており、操作も簡単です。
特にリモートワーク環境や拠点が複数ある企業では、FAX業務の効率化手段として注目されています。
まとめ
PDF・Excel・Wordは、印刷せずにそのままFAX送信することが可能です。
方法としては、複合機のPC-FAX機能を利用する方法と、クラウドFAXサービスを利用する方法の大きく2つがあります。
データから直接FAXを送ることで、ペーパーレス化や業務効率化、保管性向上、セキュリティ強化、コスト削減など多くのメリットが得られます。
一方で、PDFはフォントや色表現、Excelは印刷範囲や改ページ、Wordはレイアウト崩れなど、ファイル形式ごとの注意点も理解しておく必要があります。
特に近年は、インターネットFAXの普及によって、FAX機や専用回線に依存しない柔軟な運用が可能になっています。
当社にて提供しているインターネットFAXサービス「MOVFAX（モバックス）」では、PDF・Excel・Wordのほか、JPGなど多数の形式に対応しています。
「書類はパソコンで準備するけど、FAXで送らなければいけない」とお悩みの方は、FAX運用についてぜひ当社にご相談ください。これからFAX業務の効率化やDX推進を検討している企業は、PDF・Excel・Wordを直接送信できる仕組みの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
※MOVFAXはPDF形式のファイルのご使用を推奨しています。
