インターネットFAXは経費削減と業務効率化に貢献!その理由とは

投稿日時：2018年1月11日

無料Wi-Fiスポットの広がりなど無線通信技術の進歩・拡大で、日本国内のどこにいても高速インターネットが利用できるようになりました。インターネット環境の充実とともにインターネットを利用したさまざまなサービスが展開されています。パソコンやスマホを使いメールでFAXを行うインターネットFAXもそのひとつです。ここでは、インターネットFAXの特徴や従来FAXとのコストの違いなどについて解説します。

インターネットFAXの便利さは場所や時間を問わずにやり取りができること

ビジネスシーンにおける文章のやりとりはメールが主流となっています。場所や時間を気にすることなく送受信可能ですし、送受信の日時や内容も保存することができて便利です。しかし、会社の業務文章をすべてメールでやりとりするのは現実では難しいといえます。なぜなら、取引相手が見積書や注文書などの帳票類をFAXでやりとりしている場合があるからです。一般的なFAXでのやりとりに慣れているため、急にやめるのには抵抗感が伴うかもしれません。そのような取引先に対しても、インターネットFAXを利用すれば対応可能です。インターネットFAXはインターネット環境があれば、どこにいても、時間を気にすることなくFAXの送受信ができる便利なサービスになります。外出先でも出張先でも、もちろん自宅でもFAXを送受信可能です。移動中もインターネットさえ通じればFAXサービスの送受信ができます。そのため、電車や新幹線、飛行機に乗車中でもFAX対応が可能です。従来のFAXでは専用機が必要なため、外出先では受信ができず、送信する場合も専用機が設置してあるコンビニなどを探す手間がかかってしまいます。ビジネスにおいては迅速なレスポンスが求められます。インターネットFAXの利用で、時間と場所を問わずに素早い対応が可能になるでしょう。

いろいろと費用がかさむ従来のファックス

従来のFAXを利用するとなると、まず専用機器が必要です。家電量販店などで新品を購入するとなると、製品の機能などの違いによって価格に幅はありますが、数万円かかることもあるでしょう。さらに、受信したFAXの内容を印字するため用紙を準備しなくてはなりません。送信する際も紙に打ち出してから専用機器で読み取らせることが多い傾向ですから、その際の用紙代もかかります。また、印字にはインクを使用するので、定期的にインクの補充が必要です。 1回の受信でかかるインク代はわずかだとしても、受信回数が増えれば頻繁に補充することになり、大きな費用負担につながります。また、送信時には通信費が別途必要になり、固定電話回線を利用している場合には、特に割高になるでしょう。専用機器は定期的にメンテナンスが必要で、故障した際には修理費用もかかってきます。専用機器を常駐しておいた場合には電気代もかかってしまうのです。従来のFAXを利用した場合には、以上のような専用機器代やランニングコストがかかります。さらに、紙で受信した資料を、人がカテゴリー別や日時別に仕分けする労力もかかるのです。

インターネットFAXが持つ魅力的な特徴

インターネットFAXの利用に専用機器は必要ありません。パソコンやスマホなど、インターネット接続機能がある機器があれば利用可能です。専用機器のメンテナンス作業のわずらわしさがなく、メンテナンス費用も不要となります。特に、FAXを頻繁に使用する企業の場合には、従来FAXと比較して通信費を安く抑えることができるでしょう。パソコンで作成したファイルをプリウントアウトせずにそのまま送信できる点もメリットです。FAX送信の手間がかからず、プリント代や用紙代などのプリントアウト費用も不要となります。受信時においても、従来のFAXにはない便利な機能があります。受信したFAXを指定したフォルダに移動できる自動振り分け機能などがあるため、FAXの整理にかかる時間が短縮でき、無駄な人件費の削減につながるでしょう。また、外出先でいつでも簡単にFAXを確認できるため、社内からの連絡も必要なくなり、業務が中断されることが少なくなって生産性の向上に貢献します。いつでもどこでもメールのようにFAXを利用できるインターネットFAXのサービスは、コスト面でも業務効率への貢献度合いでも従来のFAXよりも優れているのです。

インターネットFAXの導入で経費を抑え業務を効率化しよう

インターネットFAXを導入すれば、従来のFAXと同様のサービスを経費削減しながら利用することが可能です。専用機器を購入する必要がなく、用紙代やインク代、メンテナンス費用、電気代、通信費などのランニングコストも抑えられる点は大きなメリットといえます。インターネットFAXはその便利さだけでなく、経費節減と業務の効率化を進める上で役に立つ便利なサービスです。通信費が高く費用を抑えたいと考えている企業の担当者は、インターネットFAXの導入を検討されることをおすすめします。