「FAX番号と電話番号は同じですか？」 「FAX番号に電話するとどうなりますか？」 「FAX番号しかわからないけど電話をかけても大丈夫？」
近年FAXを利用する機会が減りつつありますが、BtoB取引では今なお発注書や注文書、契約関連書類のやり取りでFAXを利用する企業が存在します。そのため、FAX番号と電話番号の違いを正しく理解しておきましょう。
本記事では、FAX番号と電話番号の違い、同じ番号で運用する際のメリット・デメリット、FAX送信時の注意点、さらに近年注目されているインターネットFAXについて解説します。
目次
FAX番号と電話番号は何が違う？
FAX番号と電話番号は同じ数字の並びで構成されており、回線の仕組みも共通です。ただし、その利用目的が異なります。
FAX番号とは
FAX番号とは、FAX機や複合機にて割り当てられた番号です。
FAXは紙の文書や画像をデータ化し、電話回線を通じて送受信されます。そのため、一般的な電話番号と同様の番号体系が利用されています。
ビジネスシーンにおいてFAXは以下の用途で利用されることが今も多いです。
- 発注書の送付
- 見積書の送付
- 契約書の送付
- 行政手続き書類の提出
特に建設業界、医療業界、不動産業界などでは依然としてFAX需要が残っています。
電話番号とは
電話番号とは、音声通話を目的として利用される番号です。
固定電話やビジネスフォン、携帯電話などに割り当てられ、利用者同士が会話をするために使われます。
以上の内容をまとめると、電話番号とFAX番号の違いは通信する内容にあります。
| 項目 | 電話番号 | FAX番号 |
| 通信内容 | 音声データ | 画像データ |
| 利用機器 | 電話機 | FAX機・複合機 |
| 主な用途 | 口頭での連絡 | 書類の送付 |
番号の構造自体は同じで、用途で呼称が分けられています。
つまり数字の番号だけを見ても、それが電話番号かFAX番号かを判別することはできません。
電話番号・FAX番号を同じにすることも可能
電話番号とFAX番号は、同じ番号で運用することも可能です。
家庭用FAX付き電話機や小規模事業者にてよく使われる運用方法です。
同じ番号で電話とFAXを使うメリット
電話、FAXで共通の番号を使うメリットは以下の三点があります。
回線コストを抑えられる
電話回線とFAX回線を別々に契約すると、それぞれ基本料金が発生します。
1本の回線を共有すれば、通信費や回線維持費を抑えることができます。
番号管理がシンプルになる
連絡先が1つにまとまるため管理が容易になります。
名刺や会社案内の記載もシンプルになります。
小規模事業者でも導入しやすい
スタートアップや個人事業主の場合、導入コストを抑えながらFAX環境を構築できる点がメリットです。
同じ番号でFAXと電話を使うデメリット
電話、FAXで共通の番号を使うデメリットは以下の三点があります。
電話とFAXを同時に使用できない
同じ回線を利用するため、
- 通話中はFAXの受信、送信ができない
- FAX受信、送信中は電話に出られない
というケースがあります。電話とFAXどちらも高頻度で使う場合は注意しましょう。
業務量が増えると運用しづらくなる
前述の通り電話とFAXを同時に着信できないため、FAX件数や電話件数が多い企業では運用がうまくいかないことがあります。
そのため、一定規模以上の企業では番号を分けて運用するケースが一般的です。
FAX送信する時の注意点
FAXを送る時にはいくつか注意点があります。
特に「FAX番号に電話をかけるとどうなるのか」「電話番号にFAXを送るとどうなるのか」は理解しておきたいポイントです。
呼び出し音が鳴る場合
FAX送信時に電話の呼び出し音が鳴ることがあります。
これは相手側の機器がまだ応答していない状態です。
自動受信設定になっていれば、その後FAX通信へ切り替わります。
しかし電話専用回線の場合、そのまま通信エラーになることもあります。
FAX受信音が聞こえる場合
「ピー」 「ピーヒョロロ」のような音が聞こえる場合は、FAX通信が正常に開始されています。
これは機器同士が接続された状態です。
送信完了までそのまま待ちましょう。
相手に通信エラーが発生する場合
FAX通信エラーが起きる主な原因は以下の通りです。
- 相手にて話中、トナーやインク切れ
- FAXに対応していない回線に送っている
- プッシュ回線とダイヤル回線の不一致
相手のFAX機の状況が原因のことも多いですが、送信前にはFAX番号を必ず確認しましょう。
FAX番号に電話をかけた場合
FAX番号に電話をした場合は、ピー音やFAX通信音が聞こえ、会話ができません。
先方のFAX回線の妨げになるため、間違えて電話した場合は電話を切りましょう。
電話番号にFAXを送った場合
電話番号に対してFAXを送った場合は、以下のようなリスクが懸念されます。
- 相手が電話に出た場合、FAX通信音のみが流れてしまう
- 通信エラーになり届かない
- 重要書類の送信に失敗した場合、トラブルになってしまうことがある
これらを対策するために、送信完了レポートや受領確認を行いましょう。
同じ番号で電話・FAXを利用する場合は回線契約を確認する
利用している回線によって運用方法が異なります。
ひかり回線
現在多くの企業で利用されている回線です。
ひかり電話でもFAX利用は可能ですが、通信環境によってはエラーが起きる場合があります。
導入前に事業者へ対応状況を確認しましょう。
アナログ回線
従来型の固定電話回線です。
FAXとの相性が良く、比較的安定した通信を行えます。
古くからFAX運用で使われてきた方式です。
ISDN回線
以前は企業で多く利用されていましたが、現在はサービス終了や移行が進んでいます。利用中の場合は代替手段を検討するのがベターです。
FAXを複合機で行う場合の接続方法
企業では複合機を利用してFAXを運用するケースが一般的です。
基本的な接続方法は以下の通りです。
- 電話回線を複合機へ接続
- FAX番号を設定
- 送受信テストを実施
- 自動受信設定を行う
近年は自動切替機能付き複合機にて、電話回線を電話・FAXで共用することができます。
ただし、
- 本体費用
- 保守費
- 電話回線費
- 用紙代
- トナー代
のコストが継続的に発生します。
インターネットFAXなら番号運用はどう変わる？
近年導入が増えているのがインターネットFAXです。
インターネットFAXとは、電話回線ではなくインターネット回線を使用し、FAXを送受信できるサービスです。
基本はサービス事業者から提供をうけるFAX番号に変わる
インターネットFAXを導入する際、基本はサービス事業者から提供されるFAX番号を利用することになるケースが一般的です。
そのため、導入時には取引先への案内が必要になる場合があるので注意が必要です。
FAX番号を維持したまま利用できるケース
残念ながら、今の市場にあるインターネットFAXでは番号が新たに発行されてしまうのが実情です。
複合機に転送機能がついている場合は、インターネットFAX専用番号を指定することで現在利用中のFAX番号を継続利用できる場合があります。
従来のFAX運用を維持しながら、業務だけを効率化できる点が魅力です。
操作方法・詳細は各メーカーのHPまたはマニュアルをご確認ください。
FAX回線が不要になるメリットも
インターネットFAXを使用すれば、FAX業務を目的とした回線は不要になります。近年ではDX化や、オフィスの移転を機にFAX運用を見直し、導入に至るケースが多いです。
回線を削減することで、前述した保守費など、維持コストの削減に繋がることができます。
また従来電話・FAXにて回線を共用している場合は、回線を電話のみの用途に絞ることができるようになります。
まとめ
FAX番号と電話番号は見た目こそ同じですが、用途が異なります。電話番号は音声通話に、FAX番号は文書や画像の送受信に使われる番号です。
また、電話番号とFAX番号を同じ番号で運用することも可能ですが、電話とFAXを同時に利用できないなどのデメリットもあります。
FAX業務を円滑に進めるためには、送信前の番号確認や回線環境の把握が重要です。
一方で、近年はペーパーレス化やリモートワーク推進を背景に、インターネットFAXへ移行する企業も増えています。
当社にて提供しているインターネットFAXサービス「MOVFAX（モバックス）」ではインターネット接続ができれば簡単にFAXが使用できるため、回線移行を考えている企業様にぴったりです。
多数の企業にて導入実績があり、複数回線の運用を検討している場合もサポートいたします。
「FAX業務は残したいが、紙や複合機の管理負担を減らしたい」「電話回線、FAXを見直したい」という企業は、ぜひ一度MOVFAXのサービスページをご覧ください。
