業務のデジタル化が進んでいる現在でも、FAXは日本の商取引において発注書や見積書、申込書などの帳票の授受に利用されている重要な通信手段です。
しかし、突然「FAXが受信できない」「FAXが送信できない」「送ったはずなのに届いていない」といったトラブルが発生することがあります。
FAXの送受信トラブルは機器の故障だけでなく、回線障害や設定ミス、用紙切れなどさまざまな原因によって発生します。また、自社側に問題がない場合でも、相手先の環境が原因になっているケースも少なくありません。
本記事では、FAXが受信できない・送信できない主な原因と対処法を解説するとともに、FAX運用における課題を解決する選択肢としてインターネットFAXについて紹介します。
目次
相手からのFAXが受信できない主な原因
FAXが受信できない場合は、まず原因を切り分けることが重要です。受信トラブルは主に機器・消耗品・回線・設定などに問題があるケースが多くあります。
受信するFAX機本体に不具合が発生している
FAX機を長期間使用している場合、内部部品の劣化や故障によって正常に受信できなくなることがあります。
例えば、通信基板の故障や制御プログラムの異常が発生すると、FAX信号を受信していても正常に処理できません。また、受信データを保存しているメモリが容量不足に陥っている場合も、新しいFAXを受信できなくなることがあります。
以下のような症状がある場合は、機器本体の不具合を疑いましょう。
- FAXのエラーメッセージが頻繁に表示される
- 受信したデータが印刷されない
- 通信途中で停止する
- 再起動しても改善しない
FAXのエラーコードが表示されている場合は、取扱説明書を確認することでFAXエラーの原因を特定できる場合があります。
用紙切れ・トナー切れ・紙詰まりが発生している
FAXを受信していても、印刷に必要な用紙やトナーが不足していると出力できません。
また、紙詰まりが発生している場合も正常な印刷が行えず、FAXが届いていないように見えることがあります。
まずは以下を確認しましょう。
- 印刷用紙は十分にセットされているか
- トナーやインクが残っているか
- 紙詰まりが発生していないか
どれも単純な原因ですが、実際には非常に多いトラブルのひとつです。
FAXを受信する電話回線や通信環境に問題が発生している
FAXは電話回線を利用して通信を行うため、通信施設の不具合や電話回線の障害・輻輳・混雑など、通信品質の低下によって受信できなくなることがあります。
主な原因は次のとおりです。
- 契約している電話回線の障害
- 電話回線の混雑による通信速度の低下
- 機器に接続しているモジュラーケーブルの接触不良や断線
- 回線終端装置(ONU)の不具合
また、特定の取引先からのFAXだけが受信できない場合は、発信者番号に対して受信拒否の設定がされている可能性もあります。FAX機の設定と併せて、契約しているキャリアの設定も確認しておきましょう。
FAXの受信設定が正しくない
FAX機の受信設定が誤っている場合も受信できません。
例えば、
- 手動受信モードになっている
- 電話優先モードになっている
- FAXの自動受信が無効になっている
- 留守番電話との切り替え設定がうまくいっていない
といったケースがあります。
設定変更後に発生するトラブルも多いため、使用しているFAX機の取扱説明書を確認しながら設定を見直しましょう。
FAXが相手に届かない、送れない原因
FAXが届かない、送れない場合は、自社側だけでなく送信先の状況も考慮しながら原因を特定していく必要があります。
送信するFAX機本体に不具合が発生している
送信するFAX機本体の故障は送信トラブルの原因になります。
例えば、
- FAXのエラーメッセージが頻繁に表示される
- 原稿が読み取れない
- スキャンが途中で止まる
- 通信が開始されない
などの事象が見られる場合は、機器に問題が発生している可能性があります。
また、意外に気づきにくいのが、本体のメモリ容量不足によって送信データを保存できず、FAX送信できなくなるケースもあります。
送信するFAX番号や設定に誤りがある
FAX送信できない原因としてとくに多いのがFAX番号の入力ミスです。
FAX番号ではなく、電話番号を入力して送信するなど、数字をひとつ間違えただけでも、相手にFAXは届きません。
また、
- 市外局番の入力漏れ
- 登録済み番号の更新漏れ
- 回線種別の設定ミス
なども原因になります。
誤った番号が実在する場合は誤送信につながるため、送信前の確認が重要です。
FAXを送信する電話回線や通信環境に問題が発生している
送信時にも回線や通信環境が影響します。
例えば、
- 契約している電話回線が障害を起こしている
- 本体に接続しているケーブルに断線や不具合が発生している
- 相手先の電話回線が使用中(通話中)である
といったケースです。
相手先が通話中の場合は送信エラーになるため、時間を空けて再送信すると届くことがありますし、FAX機本体の通信速度の設定変更によって解決するケースもあります。
相手からのFAXが受信できない・送信できないときの対処法
トラブル発生時は慌てず、順番に原因を切り分けていくことが重要です。
FAX機のエラー表示や通信履歴を確認する
まずはFAX機のエラー表示や通信履歴を確認しましょう。
多くのFAX機では、
- 通信エラー
- 相手先応答なし
- 話し中
- メモリ不足
などの結果が表示されています。
エラー内容を確認することで、効率的に原因を特定できます。
FAX機本体の状態を確認する
FAX機そのものに問題がないか確認します。
チェック項目は次のとおりです。
- 電源が入っているか
- 用紙切れがないか
- トナー残量は十分か
- 紙詰まりが発生していないか
- メモリ容量が不足していないか
基本的な確認だけで解決するケースも少なくありません。
電話回線や通信環境を確認する
電話回線やケーブル接続を確認しましょう。
また、電話機による発着信テストを行うと回線の状態を確認できます。
ひかり電話を利用している場合は、ルーターや回線終端装置(ONU)の再起動によって改善する場合もあります。
送信先のFAX番号を見直す
送信先FAX番号の確認も重要です。
とくに、
- 入力する桁数の誤り
- 市外局番の入力忘れ
- 電話帳のFAX番号が更新されていない
- 電話番号を入力している
が原因になるケースが多くあります。
重要な書類を送信する際は、送信先FAX番号のダブルチェックをおすすめします。
FAXを送信する相手先へ状況を確認する
自社側に問題が見当たらない場合は、相手先へ確認しましょう。
相手先では次のような問題が発生している可能性があります。
- FAX機の電源が入っていない
- 用紙切れ
- トナー切れ
- 回線障害
- FAX受信拒否設定
送信元だけでは判断できないケースも多いため、必要に応じて連絡を取ることが大切です。
相手にFAXが届かないことによる影響
FAXトラブルは単なる通信エラーではなく、業務に大きな影響を与える可能性があります。
業務の遅延や機会損失につながる
FAXが正常に届かないと、受発注や契約手続きなどの業務が停滞します。
とくに締め切りのある申込書や発注書の場合は、
- 発注の漏れや遅延
- 納期の遅延
- 機会の損失
につながる可能性があります。
取引先からの信頼低下を招く可能性がある
FAXが届いていない状態が続くと、取引先との信頼関係にも影響します。
重要な書類の送付漏れや再送依頼が繰り返されると、「対応が遅い」 「管理体制に不安がある」という印象を与える可能性があります。
不達管理やFAX再送信などの対応工数が増加する
FAX不達が発生すると、
- 原因調査
- 送信履歴確認
- 取引先への連絡
- 再送信対応
- 社内共有
など、多くの作業が必要になります。
これらは本来不要な業務であり、担当者の負担増加や生産性低下につながります。
インターネットFAXサービスという選択肢
FAXトラブルが頻繁に発生する場合は、FAXの運用方法そのものを見直すことも重要です。
そこで注目されているのが「インターネットFAXサービス」です。
インターネット環境さえあればどこでもFAX送信が可能
インターネットFAXは文字通り、インターネットを経由してFAXを送受信するクラウドサービスです。
従来のFAX機とは異なり、
- 専用FAX機が不要
- 送信用の電話回線が不要
- パソコンやスマートフォンから利用できる
- ペーパーレスでFAXの運用ができる
といった特長があります。
外出先やリモートワーク環境でも利用しやすく、場所にとらわれないFAX運用が可能です。
不達管理やFAX再送信も容易に
インターネットFAXでは送信履歴や受信したFAXをシステム上で確認できます。
そのためFAX機からの送受信に比べて、
- 送信状況の確認
- 不達原因の把握
- 再送信対応
などが容易になります。
紙の原稿を探し直して再送する必要もなく、FAXの運用にかかる手間を大幅に削減できます。
FAXが受信できない・送信できないなどのトラブルは日本テレネットにご相談ください
FAXの送受信トラブルは、機器故障や回線障害、設定ミスなどさまざまな原因によって発生します。原因を特定し、対処することで改善できるケースもありますが、FAX機や電話回線がそのままでは同様のトラブルが再発する可能性があります。
FAX機の管理やトラブル対応の工数を削減したい、FAXの運用を安定させたい場合は、インターネットFAXへの移行も有効な選択肢になります。
日本テレネットのインターネットFAXサービス「MOVFAX」なら、FAX機や専用回線を必要とせず、パソコンやスマートフォンからFAX送受信が可能です。送受信の履歴管理や再送信にも対応し、ブラウザ上にFAX機があるような感覚で使用できます。
FAX運用の見直しをご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
