オンライン上で送るインターネットFAXとは？送り状は不要なのか

投稿日時：2018年1月15日

普段パソコンやスマホを使っている人でしたら、インターネットFAXを利用することができます。まるでメールを扱うかのようにインターネット環境を使ってFAXのやりとりが可能になりますので、上手に利用すれば業務効率化を図れるでしょう。

従来のFAXで守るべきマナーとは

従来のFAXには送るときに気をつけるマナーがたくさんあります。相手側のFAX番号を間違えないように送付することはもちろんのこと、送る際には事前に電話連絡をして「今から送ります」と伝えてから送付するのが一般的です。内容も、ただ送りたい用紙を送付すればいいわけではありません。必ず1枚目に送り状をつけて送付します。送り状には、「受信先の会社名、担当部署名、個人名、FAX番号」「送信元の会社名・担当部署名・名前・住所・電話番号・FAX番号」などの記載が必要です。「日付」や「送付枚数」の記載もマナーとしては基本的なことです。省略することは失礼にあたりますので注意しましょう。目的の送りたい資料が複数枚ある場合には、ページ番号を振ると親切です。どの順番で読むべきか受け取った側はわかりませんので、新たに電話で説明を聞く手間がかからないように気を配りたいところ。相手側がFAX受信の操作をいつ行ってくれるかがわかりませんので、行き違いやトラブルを防ぐためにも至急の場合は特に電話連絡を徹底しましょう。このように、従来のFAXを送る際には送り状をはじめ、必要なマナーがたくさんあります。手間はかかりますが、すべて相手側の会社とスムーズにFAXのやりとりをするためには欠かせないことです。

従来のFAXではマナーを破るとトラブルの元凶に！？

従来のFAX送信の際には守るべきマナーがいくつかあります。FAXを送った後、相手側の受信した担当者が別の人であった場合は目的の担当者まで届けてもらうことが必要です。送りたい書類の内容が目的の担当者にしか見せられない内容であれば、本来FAXという手段を使わないほうが良い書類といえます。従来のFAXでは誤送信が起こりやすいため、十分に注意して送信しなければ、トラブルに発展してしまうことが少なくありません。個人情報などが漏れる危険性も状況に応じて考えておくべきですし、「FAXで送っていい書類」と「送ってはいけない書類」についても理解しておいたほうが良いでしょう。FAXで送っても良い書類とは、会社全体に公開しても問題のない書類のことです。送ってはいけない書類には、機密文書や個人宛の手紙やあいさつ状、細かい文字などがあってFAXでは見えづらい文書などがあります。また、大量に数がある書類はFAXで送るべきではありません。誤送信を避けるには「複数の人が何度かFAX番号を確認する」「直接FAX番号を入力しない」など、事前にトラブル防止のための対策や守るべき決定事項をつくっておくと良いでしょう。

デジタルFAXではメール同等のやりとりが可能になる！

デジタルFAXは別名インターネットFAXとも呼ばれています。インターネット環境さえあれば、普段から使っているメールのような操作でFAXのやりとりが可能です。従来のようなFAX機器は不要ですので、受信操作の手間が省けます。パソコンかスマホがあればリアルタイムでメールのようにFAXを受信可能です。そのため、「送ったけれど相手側が確認できていなかった」などのトラブルを避けることができるでしょう。至急の件や相手が外出中であった場合でも、場所や時間をお互いに気にする必要がありません。FAX受信や送り直しのために外出先からわざわざ会社に戻って操作をしなくても済みます。必要な書類のみを印刷したり、デジタルで届いたFAX資料をクラウドやパソコンのフォルダにそのまま保存したりすることもできるようになります。さらに、その届いた資料を違う相手に転送することもできるなど、まさにメールが届いたときと同等の操作で自由な扱い方ができるようになるのです。

インターネットFAXにはメリットが盛りだくさん！

インターネットFAXは、従来のFAXとは形式自体が変わっていますので、FAXを業務に用いるときの考え方がまず変わります。たとえば、従来のFAXでは、FAX番号を電話番号と同じ番号で利用することがよくありました。そのため、相手側の電話の音がずっとなり続けて、近所の人に迷惑がかかるなどのトラブルも発生していました。それに対してインターネットFAXはメールと同等の扱いですから、時間帯によって迷惑だから送れないということもありません。機器が不要で購入する必要もありませんし、パソコンかスマホさえあれば、今までFAXなしではできなかった相手とのやりとりも可能となります。従来のFAXと違ってオンライン上でのやりとりです。そのため、自分宛に届いたFAXを即座に自分の席や端末で確認することができ、FAXに対するイメージも根本的に変わっていくでしょう。