固定電話よりデジタルのインターネットFAX！情報保護などのメリット

FAXは固定電話の回線で送受信するのが一般的でした。しかし、情報保護の面で優れているなど多くのメリットがあるので、インターネットFAXが注目を集めています。パソコンやスマホがあればメール感覚で使えるため、便利でお得です。そこで今回はインターネットFAXについて、メリットなどを詳しく紹介します。

そもそも従来のFAXとは？

従来のFAXを用いて送信するときは、紙をスキャンしてデータを画像として読み込みます。そのため、利用する際の最初のステップは、紙を用意して伝えたい内容を記すことです。読み込んだデータは音声データに変換されて、固定電話の回線を通じて送られます。受信してもそのままでは理解不能であるため、送信先で最初に行われるのは送信時と逆の作業です。届いた音声データは、画像データに変換されて紙に印刷されます。すなわち、途中でデータが変換されることや、入力と出力が紙を使って行われることが大きな特徴です。 このように従来のFAXは電話との関係が非常に強く、固定電話とセットになった機種もたくさん販売されています。FAXを利用するのであれば、電話を利用しない場合でも電話回線を契約しなければなりません。基本的に送信の操作は手動で行いますが、受信と印刷は自動で実行する機種が多い傾向です。所定の場所に紙をセットしておけば不在でも受け取れます。

従来のFAXを使用するデメリット

最終的に紙を使って情報を伝達する以上、紛失のリスクを避けられないので注意が必要です。トレーに出力された紙に気付かずに、しばらく放置してしまうケースも見受けられます。送信した人は読んでもらえたと思っているので、話がかみ合わずにトラブルになるかもしれません。多くの人が出入りするオフィスでは、持ち去られる可能性があることにも要注意です。後になって必要になることもあるので、しっかりファイリングをするなど管理の体勢を整えておく必要もあります。 さらに、コストが高いことも大きなデメリットの一つです。従来のFAXを長期にわたって利用しようとすると、いろいろな出費が生じます。たとえば、紙やインクなどの消耗品を必要に応じて購入しなければなりません。印刷部など機械的な仕組みが不調になった場合は、メンテナンスの費用もかかります。オフィスではFAXをレンタルすることも多く、その場合は定期的にリース代を支払うことになるでしょう。

インターネットFAXにすると何が変わる？

従来のFAXからインターネットFAXに変更すると、さまざまな面で変化が生じます。その代表といえるのは、どこでも受信できるようになることです。紙でしか受け取れない従来のFAXと違い、パソコンやスマホがあればメールとして受信できます。個人宛のアドレスに届くので出張先などでも、わざわざ会社から転送してもらう必要はありません。小さなオフィスなどで全員が外出している場合でも、遅延なく受け取れるようになります。普段使用しているアドレスを設定しておけば、受け取ったことを気付かないような事態も避けられるでしょう。 このように電話回線に依存せず専用の機器も要しないため、従来のFAXより柔軟な運用が可能になるのです。インターネットの環境があれば、国内外を問わずにどこでも利用可能です。届いた情報はデジタルデータとして保管できるので、管理の手間を削減できます。メールソフトの検索機能などを利用できるので、後で必要になった場合も探すのが容易です。

秘匿性の向上やコストカット！メリットを理解して活用しよう

個人情報や機密情報の漏えいが社会問題になっています。FAXの送受信をデジタルデータのみで行うことは、その対策として非常に有効です。セキュリティに気を配る必要はありますが、紙のように持ち去りや紛失の心配はありません。個人宛に届くため、第三者に盗み見られることもなく、重要な情報のやりとりにも使いやすくなりました。紙やインクが不要になるので、コストカットにもつながります。インターネットFAXには多くのメリットがあるので、それらを理解してうまく活用しましょう。