FAX送信で意外と多いミスが「原稿の上下・表裏の向きの間違い」です。
FAX番号を正しく入力して送信したつもりでも、送信先から「白紙で届いた」「内容が途中で切れている」と連絡やクレームがくるケースは少なくありません。
とくにFAX機や複合機は、原稿を置く場所によって向きが異なる場合があります。そのため、「FAXの向きが分からない」「上下・表裏はどちらにセットするのか知りたい」という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、FAX送信時の正しい向きや確認方法、向きの間違いを防ぐためのチェックポイントについて解説します。
目次
FAXの上下・表裏の向きを間違えるとどうなる？
FAX送信時に原稿の上下・表裏の向きを間違えると、相手に正しく内容が届かなくなる可能性があります。送信自体は完了していても、実際には重要な情報が伝わっていないケースも少なくありません。
向きを間違えると原稿の一部が読み取れなくなる可能性がある
FAX機の設定でヘッダ印字がされている場合、紙面の下部まで文字がある書類の向きを間違えて送ると、本来表示されるべき文字がヘッダ印字によって隠れたり、一部が欠けたりする可能性があります。
とくに期限のある書類の場合は、手続きの遅滞や業務スケジュールへの遅延などの影響がでるリスクが生じます。
契約書や見積書、申込書などの重要な書類を送る際は、向きに十分注意して送信しましょう。
表裏を間違えると白紙の原稿が送信される
FAXの表裏を逆にセットすると、印字されていない面を読み取ってしまうことがありますが、FAX機は通信そのものが正常に終了すると送信成功(完了)として処理します。
その結果、送信自体は正常に完了していても、送信先には白紙のFAXが届いてしまうことになります。
そのため、原稿の向きが間違っていて内容が正しく送信されていなくても、送信者側では「正常終了」と表示されてしまいます。
FAXの向きを確認する方法
FAX機や複合機は機種によって原稿の置き方が異なります。
初めて利用する機種の場合は、送信前に原稿をセットする方向を確認しておくことが大切です。
【一般的なFAX複合機の構成】
※画像はイメージです。実際の仕様はご利用の機種のメーカーにお問い合わせください。
ADF、原稿ガラス面のマーク・アイコンを確認
多くのFAX機や複合機には、原稿をセットする向きを示すマークやアイコンが表示されています。
「印字面を上」「印字面を下」などの案内が記載されていることも多いため、まずはADF、原稿ガラス面の表示を確認しましょう。
原稿をセットする前にマークを確認するだけでも、向きの間違いを防ぎやすくなります。
取扱説明書や操作画面を確認
向きが分からない場合は、取扱説明書や操作画面を確認しましょう。
機種によっては液晶画面に原稿のセット方法をイラスト付きでガイドしてくれるものもあります。
また、近年の複合機では送信前に読み取り内容を画面で確認できるプレビュー機能が搭載されている場合もあります。
原稿をセットする場所によって向きや表裏は異なる
FAX機や複合機では、原稿をセットする場所によって向きや表裏が異なる場合があります。
複数枚送信するときによく使う自動原稿送り装置（以下、ADF）と、1枚だけ送るときによく使う原稿ガラスでは原稿をセットする向きが異なる場合があるため、注意が必要です。
また、FAX送信前は原稿だけでなく、原稿ガラスやADFの読み取り部分に汚れがないか確認することも重要です。
原稿ガラスの表面にホコリや汚れが付着していると、原稿を正しく読み取れず、文字の一部が欠けたり黒い筋が入ったりする場合があります。
ADFの読み取り部分が汚れていると、送信したすべてのページの同じ位置に線や汚れが入ることがあります。汚れがある場合は、柔らかい布などで清掃してから利用しましょう。
①まとめて送るときは自動原稿送り装置(ADF)から
自動原稿送り装置(ADF : Automatic Document Feeder）は、複数枚の原稿を自動で読み取るための装置です。
利用規約や契約書、マニュアルなど、複数ページの書類をまとめて送信する際に利用すると、送信作業を効率化できます。
【一般的な複合機のADFからFAXを送信する場合の利用用途と原稿の向き】
| 項目 | 内容 |
| 利用用途 | 複数枚のFAXを送信するときに使用 |
| 原稿の読み込み方法 | 原稿をADFにセットし、原稿を自動的に連続で読み込む |
| 一般的な向き | 印字面を上にしてセット |
一般的には印字面を上(表)にしてセットする機種が多いですが、メーカーによって異なる場合があるため事前に確認しましょう。
書類がクリップや留め具で綴じられている場合は、外してからセットしましょう。ADFで正常に読み取れないだけでなく、紙詰まりや故障の原因になるおそれがあります。
また、ADFへ原稿をセットする際は、原稿ガイド(スペーサー)を用紙幅に合わせてしっかり固定しましょう。ガイドが緩い状態のまま送信すると、原稿が斜めに読み込まれ、傾いた状態で送信される場合があります。文字や表が途中で切れたり、読みづらくなったりする原因にもなるため、送信前に原稿がまっすぐセットされているか確認しましょう。
②1枚だけ送るときは原稿ガラスから
原稿ガラスは、コピーを取る際にも利用するガラス部分です。
冊子や厚みのある書類を読み込んで送る、1枚だけ送信したい場合などによく利用されます。
原稿ガラスから送る場合は、一般的に印字面を下(裏)にしてセットします。
ADFとは向きが逆になるケースが多いため注意しましょう。
【一般的な複合機の原稿ガラスからFAXを送信する場合の利用用途と原稿の向き】
| 項目 | 内容 |
| 利用用途 | 1枚ものの原稿や冊子、厚みのある書類など |
| 原稿の読み込み方法 | ガラス面に原稿を直接設置して読み込む |
| 一般的な向き | 印字面を下にしてセット |
FAXの送り方のチェックリストで間違いを防ぐには
FAX送信では、原稿の向き以外にもさまざまなミスが発生します。
送信前に確認項目をチェックすることで、誤送信や不達のリスクを軽減できます。
【FAXを送信する際のチェックリスト】
| 確認項目 | 確認内容 | |
| □ | 原稿枚数 | 送信する原稿の漏れやページ順の誤りがないか |
| □ | 原稿の上下・表裏の向き | ADFまたは原稿ガラス面に合った向きか |
| □ | 原稿のセット状態 | 原稿がまっすぐセットされているか |
| □ | 送信先のFAX番号 | FAX番号の入力ミスがないか（ダブルチェック推奨） |
| □ | 送信結果レポート | 送信完了枚数やエラー有無はなかったか |
インターネットFAXなら原稿の向きを気にしないで送れる
FAX機や複合機を利用する場合は、原稿の向きを確認する必要があります。
一方、インターネットFAXではPDFなどのデータを直接送信するため、紙をセットする必要がありません。
そのため、FAX機から送信する際に起こりがちなミスが軽減できます。
また、パソコンやスマートフォンからFAX送信できるため、オフィス以外の場所でも利用できます。
送信前に取り込んだ原稿を画面上で確認できるサービスであれば、ページ抜けや向きの確認も簡単に行えます。
インターネットFAXご検討の際は日本テレネットへご相談ください
日本テレネットのインターネットFAX「MOVFAX」なら、FAX機や専用回線を利用せず、パソコンやスマートフォンからFAX送信が可能です。送信前に原稿内容を確認できるため、向きの間違いをはじめとした送信ミスの防止にも役立ちます。
FAX業務のミスを減らしたい方や、FAXの運用を見直したい企業様は、ぜひ日本テレネットへご相談ください。
