確認するためだけに出社… FAXの存在がリモートワーク推進の阻害に

出版業のA社は、本の注文書を受信するためにFAXを利用していました。
複合機に届いたFAXは担当者全員が確認をする必要があり、そのためにチーム全員が出社して対応しています。
コロナ禍の際に業務のリモートワーク化を検討しましたが、注文書は全国の書店から届くため、FAXをやめることはできません。
この業務が残っている影響で、リモートワークが実現できませんでした。

そこで弊社に、FAX運用の継続とリモートワークを両立することはできないだろうか？とご相談をいただきました。

インターネットFAXの利用をご提案

弊社がご提案差し上げたのが、インターネットFAX「MOVFAX」の活用です。
MOVFAXは、FAXがWebで使える「インターネットFAX」です。
ファイルのやりとりはメールやブラウザで行うため、インターネットがある環境ならいつでもどこでも、場所を選ばずに利用できます。

メールだけでFAXの運用が可能に！

MOVFAXはブラウザでFAXの確認ができるサービスですが、業務中にブラウザを開きっぱなしにするという運用は現実的ではありません。
そこで弊社からは「メール通知」をご提案いたしました。
「メール通知」は、お客様専用のFAX番号宛てに届いた原稿を、メールに添付し送ることができる、MOVFAXの標準機能です。
この機能を使うことで会社宛てに届いたFAXを担当者がメールで確認できるようになります。

通知先を「メーリングリスト」にし、担当者全員が見られるように設定

さらに、通知先のメールアドレスをメーリングリストに設定しました。
メーリングリストの転送先は、FAX発注を受ける担当者全員です。
この設定で事務所にFAXが届くのと同じ環境が整備でき、FAXの運用はそのままに、リモートワークが可能な環境が整いました。

メール転送機能で業務が滞らないリモートワークが可能に。会社のFAX機も廃止！

メールによるFAX運用を実現したことにより、業務のリモートワーク化に成功。
FAXを確認するためだけの出社がなくなりました。また、本社のFAX機は使うことがなくなったため撤去。
機材コストの削減にも成功しました。

FAXの返信はブラウザで。ハンコやスタンプも有効活用

MOVFAXはFAX返信もメールで行えますが、スマホやパソコンからなら、受領印などのスタンプや画像、文字の加筆なども行えます。
メールで受けたFAXをブラウザで確認し返信することにより、いままで手書きや押印で行っていた返信も紙が不要に。
FAX運用の完全ペーパーレス化も実現いたしました。

MOVFAXで紙を使わないFAX業務が可能！

弊社のインターネットFAX「MOVFAX」は、月額980円(税抜き)から使える業界最安値のインターネットFAXサービスです。
FAX業務の効率化、省力化にお悩みのお客様はぜひお気軽にお問い合わせ下さい。