FAX業務が受発注業務の課題に…

国内に多くのグループ会社を持つ大手文具メーカーのA社様は、複数の事務所の移転を検討していました。
しかし、事務所移転の際に大きな課題となったのが日々の受発注業務に使う「FAX」でした。

「FAX業務」がネックになり移転できない

同社は、日々の受発注業務や業務連絡などにFAXを利用しています。
しかし、事務所移転の際に起こる「FAX業務の停止」に懸念がありました。

FAXでの受発注業務は取引先との兼ね合いもありますので、いきなりやめることはできません。
複数の事務所の移転のためにはFAXに使用している電話回線の移行が必要であり、その手間や時間、費用、業務への影響を考えた結果実行できないままでいました。

日々の受発注業務で生じる入力ミスも課題

顧客からFAXで受け取った注文書を発注管理システムに登録する際、データの入力をすべて手作業で対応していました。
多種多様な文具を取り扱っている同社では、日々膨大な量のFAXを受けているため、入力の際にミスが生じたり、確認作業に時間や工数がかかるといった「精度と時間」の課題がありました。

インターネットFAXの導入をご提案

そこで弊社がご提案差し上げたのが「インターネットFAX」の活用です。「インターネットFAX」とは、複合機やFAX機を使わずに、インターネットを経由してFAXのやり取りができるクラウドサービスです。

場所を選ばない、柔軟なFAX運用を実現

インターネットFAXなら、インターネット回線さえあればFAXのやりとりが可能です。
自宅や外出先など、場所を問わずFAXの送受信ができるため、従来のように「FAX対応のためだけに出社する」といった非効率な働き方を解消できます。
また、インターネットFAXはクラウド環境で提供しているため、受信したFAXはチーム内で共有が可能です。
従来のFAX運用の課題であった「情報共有」の解決にもなります。

回線工事無しで利用できる インターネットFAX「MOVFAX」

複合機やFAX機を設置するためには電話回線工事が必要となり、手間・時間・コストがかかります。
弊社のインターネットFAX「MOVFAX」は回線工事が不要、インターネット環境さえあればいつでもどこでも簡単にFAXが使えます。
その結果、FAX業務を止めずに、回線工事を待たずに使え、導入費用の大幅に削減できます。

インターネットFAX「MOVFAX」の導入効果

FAX業務を止めることなく、事務所移転が可能に

前述の通り、事務所の移転には電話回線工事が必要となるため、手間や時間、さらに膨大なコストがかかります。
インターネットFAXの導入で、受発注業務も日々の業務連絡も止めることもなく、スムーズに事務所の移転ができました。

AI OCRの連携でミスと時間の削減が実現

手作業でのデータ入力に発生していた作業が、インターネットFAXとAI OCRの連携で自動化され、読み取り結果の確認・修正のみに変わり、ミスが大幅に減ったことにより、欠品や納品遅れなどのトラブルもほぼなくなりました。
さらに、FAXをデータで受信するため、今まで発生していた膨大な量の紙が不要に。ペーパーレス化も同時に実現しました。

MOVFAXで紙を使わないFAX業務が可能！

弊社のインターネットFAX「MOVFAX」は、月額980円(税抜)から使える業界最安値のインターネットFAXサービスです。
また「MOVFAX」は、受信した発注書や見積もり依頼などの帳票をAI OCRで自動的にテキスト化する「MOVFAX AI」との連携も可能です。
「脱・紙FAX」だけでなく、FAX業務全体の自動化、効率化、クラウド化を同時に実現できるソリューションをご提案いたしますので、 FAXの取り扱いにお悩みのお客様はぜひお気軽にお問い合わせ下さい。