お客様事例

MOVFAXの「自動振分け機能」や「ステータス管理機能」で受信FAX管理に関する悩みを解消！

課題と背景

　中古住宅を取扱うM社様は、取引先と図面や土地情報といった不動産情報のやりとりを月間約2000枚のFAXで行なっていました。一つの複合機でコピーやFAX受信、送信まで行なっていたため、複合機からの印刷物に受信したFAXが紛れ込んだり、大量の受信FAXから目的のFAXを探すのに手間がかかったり、受信FAXの処理状況を事務員で上手く共有できていかなかったりと、紙による大量の受信FAXの管理について課題を多く持たれていました。

導入のポイントと成果

　いくつもあるインターネットFAXの中から、「MOVFAX」をお選びいただいた決め手は「フォルダ作成機能」、「FAX自動振分け機能」と「ステータス管理機能」だったとのこと。M社様の場合、取引先もほぼ決まっているので、アドレス帳に番号登録し、営業担当者別に作成したフォルダを指定。受信したFAXは自動的に担当別のフォルダに振分けられるので、定期的に誰かが複合機をチェックし配布することなくパソコンで、ご自身のフォルダを確認するだけでよくなりました。
　また受信FAXが画像一覧（サムネイル表示）されるので、1ファイルずつFAXを開かずに内容を確認しやすいのと、未処理・処理済みといった処理状況を1枚ずつ紐付けしたり、FAXデータにメモを残す事もできるので、FAXを取り扱う業務での情報共有やデータの管理面でも大幅に業務の効率化に繋がりました。