情報通信サービスを営むN社は、働き方改革の一環で全社的にリモートワークを導入。
営業スタッフは自宅から業務を行うことになりますが、問題となっていたのが、紙書類のやり取り。
とくにFAXは送信者側の都合で送ることが多く、メールや電子契約へ切り替えようとしても、なかなか進まない状況でした。

お客様から携帯に「FAXを送ったよ！」と言われても、届くのは事務所。
自宅の電話に送ってもらうわけにもいかず、持ち回りで事務所へ行き、確認してもらうという運用になり、非常に非効率でした。

インターネットFAXを活用できないか？

インターネットFAXサービス「MOVFAX」は、お客様専用のFAX番号を発行し、メールやインターネットブラウザのみで送受信ができます。
「MOVFAX」の導入でFAXのペーパーレス化が実現できますが、FAX番号が変わってしまうという大きな課題がありました。

番号はそのままで、MOVFAXを使いたい

新たに受信専用のFAX番号を使うのであれば、MOVFAXの番号をお客様に伝え、以降はこちらに送ってもらえばいいのですが、長年使っているFAX番号を変更するのは労力がかかります。
残念ながら、当社に限らず今の市場にあるインターネットFAXサービスを使う場合、現在使っているFAX番号はそのまま使えず、契約時に新たに発行されたFAX番号を使うのが実情です。

複合機の自動転送機能で自社のFAX番号の転送先に設定！

FAX複合機の転送機能を利用し、会社のfaxFAX番号で受信した書類をMOVFAXの番号へ転送させることで「FAX番号をそのままで」インターネットFAXを活用することができました。
また、MOVFAXのメール転送機能を利用して、受信した原稿を添付ファイルとして受信できるようになり、FAXのペーパーレス化も実現。お客様の運用を一切変えることなくリモートワークへの移行が完了しました。

※設定や操作方法などの詳細は各メーカーのHPまたはマニュアルをご確認ください。