どうしてもなくせないFAX作業。残業代や複合機のリース代が運営の大きな負担に

全国各地のヘルパーさんの業務は、契約者の自宅へ訪問。
担当ごとの日報や報告書、レポートなどを作成し、本部へFAXで送信することまでがお仕事。
そのため訪問先での業務が終わったら所属している拠点へ一度戻り報告書を作成。
書類を印刷し、FAX機から送信する必要がありました。

移動時間や戻ってからの作業は時間がかかり、ヘルパーさんの大きな負担になっていました。
また運営側としても残業代や複合機の設置・リース代などがかさみ、経営において大きな課題となっていました。
クラウドサービスの利用も検討しましたが、スタッフのリテラシーが均一ではないこと、さらにはサービスの導入費用や月額基本料金の負担など様々な理由で導入難度が高く、実現には至りませんでした。　

FAXはそのままに直行直帰ができないか？

書類を記入し、FAXで送信するという業務は長年定着しているもので、いきなり大きく変更することは不可能。
この部分はなるべく変えずに効率的な運用に変えられないかと相談をいただきました。

インターネットFAXの活用で直行直帰化

そこで弊社からご提案したのが、「インターネットFAX」の活用です。
「インターネットFAX」とは複合機やFAX機を使わず、インターネットを経由してFAXのやり取りができるクラウドサービスです。

書類作成はそのまま紙で作成。写真を撮ってそのままFAX

ヘルパーさんの中には、パソコンやタブレットの操作が苦手な方も多くいらっしゃいました。
その方々にも簡単に使えるように以下のように運用方法を設計、ご提案差し上げました。

ご提案内容

• 現地で作成する書類はそのまま紙で作成
• 作成した紙書類をスマートフォンで撮影
• 撮影した写真をインターネットFAXで本社に送信

インターネットFAX「MOVFAX」の導入効果

事務所に戻る時間がゼロに。直行直帰が実現

現場から直接FAXが送れるようになったことで、業務終了後の後処理のために拠点に戻ることがなくなりました。
これによりヘルパーさんの直行直帰が実現。残業時間の大幅な削減に成功しました。

複合機の台数削減によるコストダウンも実現

インターネットFAXの活用で報告書の印刷やFAX送信のためにいままで各拠点に複数台設置していたFAX複合機が不要に。
毎月かかっていたリース代やカウンター料金も大幅に削減できました。

受信した書類は自動的にデジタル化！

弊社のインターネットFAX「MOVFAX」は、受信したFAXのデジタル化も可能です。
受信したFAXはブラウザ上で最長4ヶ月間保存。PDF形式でのダウンロードもできます。
今まで紙で出力していた書類を何もせずに電子化できます。

MOVFAXで紙を使わないFAX業務が可能！

弊社のインターネットFAX「MOVFAX」は、月額980円(税抜)から使える業界最安値のインターネットFAXサービスです。
FAX業務の効率化、省力化にお悩みのお客様はぜひお気軽にお問い合わせ下さい。