部署・担当者別フォルダへ自動分類する
FAX自動振り分け機能
※プレミアムプラン
FAX自動振り分け機能では、登録した送信先FAX番号に応じて、
受信したFAXを指定のユーザー・フォルダへ自動的に振り分けられます。
受信するたびに内容を確認して担当部署へ配布する必要がなくなり、FAXの仕分け作業や担当者への共有を効率化できます。
FAX自動振り分け機能画面イメージ
アドレス帳へ送信者情報を登録する際に、振り分けフォルダを指定することで、登録者からのFAXは着信時、指定フォルダに振り分けられます。また、フォルダ毎のメール通知機能と合わせてご利用いただけます。
MOVFAXのFAX自動振り分け機能でできること
取引先ごとに振り分け先を設定
取引先のFAX番号をアドレス帳に登録しておけば、取引先Aは営業部、取引先Bは受注担当、取引先Cは経理部など、送信者ごとに異なるフォルダを指定できます。
部署・担当者別のフォルダへ格納
マイフォルダ機能と組み合わせ、部署・担当者・取引先などの単位で受信FAXを整理できます。
担当者が自分のフォルダから確認
サブID機能と組み合わせることで、各担当者が⾃分に必要なフォルダへログインし、振り分けられたFAXを確認できます。
ステータスを設定して対応状況を管理
振り分けられたFAXに「未処理」「対応中」「処理済み」など、運用に合ったステータスを作成・設定し、担当チーム内で対応状況を共有できます。
MOVFAXでFAX自動振り分け機能を利用するメリット
振り分けミスを
防ぎやすくなる
担当者の記憶や判断ではなく、登録したFAX番号「フォルダ振分設定」機能に基づいて分類できます。
大量のFAXを
整理しやすくなる
定期的にFAXを送信する取引先を登録しておくことで、受信⼀覧に多数のFAXが混在する状態を減らせます。
担当部署への共有を
早められる
FAXの受信と同時に担当フォルダへ移動・保存されるため、仕分け担当者による確認・配布を待たずに内容を確認できます。
受信後の仕分け作業を
削減できる
アドレス帳に登録済みの取引先からFAXを受信するたびに、手動でフォルダへ移動する必要がありません。
